наверх

Документы
Положение

07.01.2019 

О порядке профессионального обучения и повышения профессионального уровня
адвокатов и стажеров адвокатов Адвокатской Палаты Республики Мордовия
График с 01.07.2019 года по 31.07.2019 года

06.19.2019 

График дежурств адвокатов по г.о.Саранск,  участвующих в делах по назначению в порядке ст. 45, 50, 51 УПК РФ, ст. 54 КА
График с 01.05.2019 года по 31.05.2019 года

04.19.2019 

График дежурств адвокатов по г.о.Саранск,  участвующих в делах по назначению в порядке ст. 45, 50, 51 УПК РФ, ст. 54 КА
РЕШЕНИЕ

02.07.2019 

очередной ежегодной конференции адвокатов Адвокатской палаты Республики Мордовия
ПОЛОЖЕНИЕ

02.07.2019 

о мерах социальной поддержки и материальной помощи в Адвокатской палате Республики Мордовия

Больше документов

ИНСТРУКЦИЯ

Инструкция по делопроизводству в адвокатских образованиях,
их структурных подразделениях
Адвокатской палаты Республики Мордовия
(с изменениями от 21.07.2017 года, 17.04.2018 года)

24.10.2014


Утверждено решением

Совета Адвокатской палаты

Республики Мордовия

от 24 октября 2014г.

(с изменениями от 21.07.2017 года)

1. Общие положения

1.1.Настоящая инструкция определяет единый порядок организации и ве­дения делопроизводства в адвокатских образованиях, их структурных подразделениях
Адвокатской палаты Республики Мордовия и вступает в действие с 1 января 2015года.

1.2.       Делопроизводство в адвокатских образованиях и их структурных подразде­лениях ведется в соответствии с настоящей инструкцией, Единой государственной сис­темой делопроизводства (ЕГСД) и требованиями ГОСТов.

1.3.       Ответственность за правильное ведение делопроизводства несет руко­водитель адвокатского образования и его структурного подразделения.

По распоряжению руководителя коллегии или бюро работа по дело­производству и архиву может быть возложена на отдельных адвокатов.

1.4.Руководитель адвокатского образования отвечает за своевременное и каче­ственное исполнение документов и обеспечивает надежное их хранение.

1.5.При смене руководителя адвокатского образования производится прием и сдача дел и документов, о чем составляется акт.

2. Правила составления и оформления документов

2.1. При составлении и оформлении документов необходимо соблюдать ряд тре­бований и правил, обеспечивающих юридическую силу документов.

2.2. Документы, исходящие из адвокатских образований, должны составляться на типографским (печатным, компьютерным) способом изготовленном бланке, на котором имеется наименование адвокатско­го образования или его структурного подразделения и принадлежность к адвокатской па­лате (например: Коллегия адвокатов "Щит" Адвокатской палаты Республики Мордовия).

2.3.При составлении документов соблюдаются требования Основных поло­жений Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) об адресовании,
датировании и удостоверении документов, проставлении отметок об их прохождении и
исполнении.

Копии писем и других исходящих документов должны оставаться в делах адво­катского образования.

В документах, которые составляются на двух и более листах, на втором и по­следующем листах проставляется порядковый номер листа.

На полях документа делаются отметки: о поступлении документа, о взятии до­кумента на контроль, об исполнении документа и направлении его в дело.

2.4.        Каждый документ, изготовленный на бланке или бумаге формата А4, дол­жен иметь наименование (например: распоряжение, отчет, справка и т.п.), а также заголо­вок, формируемый составителем, который должен быть кратким и отражать со­держание документа (например: "Об исполнении...", "О задачах...", "О выделении...", "Об отмене...", "Ответ на жалобу" и т.д.).

2.5.  При написании адреса на документе необходимо соблюдать следующие пра­вила:

-документ адресуется учреждению, его структурному подразделению или кон­кретному должностному лицу,

-наименование учреждения и подразделения указывается в именительном па­деже (например: Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Республике Мордовия),

-при направлении документа должностному лицу указывается наиме­нование учреждения в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в
дательном падеже (например: Министерство юстиции Российской Федерации, Начальнику управления_________________________________ ), почтовый адрес корреспондента указывается после названия учреждения, которому направляется документ. Когда документ направляется гражданам, сначала указывается почтовый адрес затем фамилия и инициалы получателя.

2.6.    Дата на документе проставляется путем написания числа и года циф­рами, а месяца - буквами (20 января 2015 г.) или тремя парами арабских цифр (20.01.15).

2.7.    В состав подписи входит: обозначение должности лица, подписываю­щего документ, личная подпись и ее расшифровка (например: Председатель Правления Коллегии адвокатов № 1 Адвокатской палаты Республики Мордовия - подпись - А.И. Амелин). При подписании документов, состав­ленных комиссией (например: акта об уничтожении дел), указывается не должность лиц, составивших документ, а обязанности лиц в составе комиссии (председатель комис­сии, члены комиссии).

2.8. Приложения к документу перечисляются после текста документа с указа­нием количества в каждом приложении и числа их экземпляров. Если документ имеет приложения, упомянутые в тексте, то в приложении следует указать лишь ко­личество листов и число экземпляров.

2.9. При ответе на запрос необходимо делать ссылку на номер и дату доку­мента запроса.

3. Прием, регистрация и отправление документов

3.1.         Регистрации подлежат все документы: входящие, исходящие и для внут­реннего пользования. Не регистрируются письма с личной перепиской, поздрави­тельные открытки, пригласительные билеты и т.п., которые непосредственно с деятельностью адвокатского образования не связаны, а также документы, поступив­шие от граждан в связи с оказанием им юридической помощи: справки, характери­стики и другие.

3.2.   При приеме поступающей корреспонденции, прежде всего, отбира­ется корреспонденция, доставленная не по назначению, которая подлежит не­медленной пересылке по принадлежности. Все конверты, за исключением лич­ных писем, вскрываются руководителем адвокатского образования или лицом, его замещающим. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, ко­гда они необходимы для установления адреса отправителя, а также времени отправки и получения корреспонденции (например: заявления и жалобы граждан).

Если будет обнаружено нарушение конверта (разрыв) или отсутствие доку­мента или приложений к ним, об этом составляется акт, копия которого направляется отправителю.

3.3.         На всех входящих документах в правом нижнем углу первого листа про­ставляется регистрационный штамп, в котором ставится дата поступления документа и номер регистрации документа.

3.4.         Документы, поступившие в адвокатское образование, подлежат регистра­ции в журнале входящей корреспонденции.

3.5.   Предложения, заявления, письма и жалобы граждан регистрируются в специально заведенном для этих целей журнале.

3.6.         Зарегистрированный документ передается руководителю адвокатского об­разования, который должен его рассмотреть в день поступления и лишь в исключи­тельных случаях - на следующий день.

3.7.         Руководитель адвокатского образования, рассмотрев документ, решает во­прос о порядке и сроках его исполнения.

 

3.8.    Документ считается исполненным тогда, когда решены все постав­ленные в нем вопросы и, если это требуется, дан ответ корреспонденту.

3.9.           На исполненном документе проставляется отметка об исполнении и на­правлении документа "в дело". Отметка делается в левом нижнем углу первого листа документа (например: "в дело № 8, 12.07.15. подпись - Иванов").

3.10. Отправляемые документы регистрируются в журнале учета исхо­дящей корреспонденции. На отправляемом документе проставляется номер – соответственно порядковому номеру в журнале исходящей корреспонденции, дата, подпись.

3.11.   Корреспонденция направляется адресатам простой и заказной почтой, слу­жебные удостоверения - ценным письмом, книги - заказной бандеролью.

3.12.            Регистрация документов внутреннего пользования (в пределах самого уч­реждения) производится в журнале учета входящей корреспонденции.

4. Контроль за исполнением документов

4.1.        Контроль за сроками и качеством исполнения документов и содержащихся в них поручений осуществляет руководитель адвокатского образования.

4.2.        На контроль обязательно берутся документы, поступившие из местных ор­ганов, редакций СМИ, Министерства юстиции РФ и его структурных подразделе­ний Совета Адвокатской палаты Республики Мордовия, конференции (общего собрания) Адвокатской палаты Республики Мордовия, документы с указанием (просьбой) сообщить о результатах рассмотрения. На кон­троль могут быть поставлены и другие документы по указанию руководителя адвокатского образования.

4.3. Контроль за исполнением документов может вестись с помощью специ­альной контрольной папки или контрольной картотеки.

5. Составление номенклатуры дел и их формирование

5.1.         Номенклатура дел адвокатского образования предназначена для клас­сификации входящих, исходящих и внутренних документов по их видам и отдель­ным вопросам деятельности с указанием сроков хранения документов и дел. Она обеспечивает быстрый поиск документов по их содержанию и видам дея­тельности.

5.2.         Номенклатура дел является документом постоянного хранения и, как пра­вило, составляется ежегодно. Однако номенклатура дел может действовать в течение ряда лет и пересоставляться только в случае изменения структуры дел. При пересо­ставлении номенклатуры дел следует, по возможности, сохранять старую нуме­рацию (индексы дел).

5.3.   Документы постоянного и временного срока хранения следует груп­пировать в отдельные дела, объединять их в одно дело нельзя.

5.4.   Документы после их исполнения подшиваются в дела в хронологиче­ском порядке одного календарного года. Каждое дело должно содержать не более 250 листов. Внутреннюю опись документов рекомендуется составлять для дел посто­янного хранения.

5.5.   Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, пресса и т.д.

6. Ведение журналов

6.1. Для учета проделанной работы в адвокатских образованиях и их структурных подразделениях заводятся следующие журналы (книги):

– журнал (книга) распоряжений руководителя адвокатского образования;

– журнал учета личного состава адвокатов;

– журнал учета входящей корреспонденции;

– журнал учета исходящей корреспонденции;

– журнал регистрации адвокатских запросов

– журнал регистрации заявлений и жалоб граждан;

–журнал учета приема граждан в порядке ст.26 Федерального закона«Об адвокатской деятельности и адвокатуре в РФ»;

– журнал учета участия адвокатов в порядке, предусмотренном ст. 51 УПК РФ;

– журнал регистрации и учета соглашений, заключаемых адвокатами адвокатского образования (или его филиала);

– журнал учета ордеров;

– журнал учета мероприятий по повышению профессиональной подготовки адвокатов.

Журналы заводятся на срок 1 (один) календарный год, по истечении которого подлежат заведению на новый аналогичный срок и подлежат хранению в течение не менее 3 (трех) лет, если более длительный срок хранения не требуется исходя из содержащихся в нем сведений.

По усмотрению руководителя адвокатского образования, указанные выше журналы могут объединяться с другими журналами и заводиться другие журналы, необходимые для работы адвокатского образования и предоставления предусмотренной законодательством отчетности.

7. Ведение документации по оформлению отношений между адвокатом и доверителем

7.1.  Соглашение (договор) об оказании юридической помощи заключается между адвокатом и доверителем в простой письменной форме. Составляется и подписывается соглашение (договор) в двух экземплярах, один из которых хранится у адвоката, второй выдается доверителю. На экземпляре адвоката должна стоять отметка доверителя о получении второго экземпляра договора, заверенная личной подписью доверителя.

7.2.   Соглашение (договор) об оказании юридической помощи подлежит обязательной регистрации в журнале регистрации и учета соглашений, заключаемых адвокатами адвокатского образования (или его филиала); где ему присваивается порядковый номер. Форма журнала прилагается (Приложение № 1).

7.3.  Регистрации подлежат все соглашения (договора), заключенные адвокатами данного адвокатского образования (его филиала) независимо от того, с физическим или юридическим лицом заключено соглашение (договор).

7.4.  Соглашение (договор) об оказании юридической помощи хранится у адвоката, заключившего соглашение (договор) в течение всего срока исполнения. После окончания исполнения адвокатом обязательств по соглашению, соглашение (договор) хранится непосредственно самим адвокатом не менее трех лет со дня, когда оно было окончено исполнением или расторжением.

7.5.  В каждом адвокатском образовании ведется один журнал регистрации и учета соглашений, заключаемых адвокатами адвокатского образования, в котором регистрируются все соглашения адвокатов, работающих в данном адвокатском образовании. Дополнительный журнал может заводиться лишь для адвокатского образования, имеющего территориально обособленный филиал, зарегистрированный в установленном законодательством и учредительными документами адвокатского образования порядке, расположенный за пределами населенного пункта, в котором зарегистрировано само адвокатское образование.

7.6. В каждом адвокатском образовании ведется один журнал учета ордеров, в котором регистрируются все ордера, выдаваемые адвокатам данного адвокатского образования. Форма журнала прилагается (Приложение № 2).

7.7.                          Руководитель адвокатского образования своим распоряжением (решением) закрепляет лицо (лиц), ответственное за ведение журналов и порядок их хранения. Журналы должны храниться в условиях, обеспечивающих их сохранность и ограничивающих доступ к ним посторонних лиц.

7.8.   Адвокат, учредивший адвокатский кабинет, ведет журналы самостоятельно.

7.9.  Для сохранения требований законодательства об адвокатской тайне допускается раздельная регистрация соглашений отдельного адвоката с новой (отдельной страницы) с его собственной (персональной) нумерацией соглашений, заключенных только данным адвокатом в течение календарного года. (Например: Адвокат Иванов Иван Иванович: №п.п. 1 «Сидоров Иван Петрович(или ООО «Компромисс»)», дата заключения соглашения «10.01.2015г.»  характер поручения: например, «консультация» (или «ведение гражданского дела», «ведение уголовного дела», «правовая экспертиза (оценка) документа», или «подготовка проекта процессуального документа» и т.д.).

7.10.  Журнал регистрации соглашений об оказании юридической помощи (журнал регистрации и учета соглашений, заключаемых адвокатами адвокатского образования (или его филиала) и журнал учета ордеров должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью и подписью руководителя адвокатского образования (в адвокатском кабинете – подпись адвоката, учредившего адвокатский кабинет). Записи в журналах производятся четко и разборчиво. Любые исправления и дополнения должны заверяться подписью руководителя адвокатского образования (руководителя филиала) и печатью адвокатского образования.

7.11.  Журналы должны иметь надпись о дате начала и окончания ведения журнала. При полном заполнении журнала регистрации, в нем делается запись об окончании его ведения, одновременно с этим заводится новый журнал. Оконченные журналы хранятся в документации адвокатского образования не менее пяти лет, после чего могут быть уничтожены, о чем составляется соответствующий акт.

7.12.  Журнал регистрации  соглашений об оказании юридической помощи (журнал регистрации и учета соглашений, заключаемых адвокатами адвокатского образования (или его филиала) и журнал учета ордеров,  как документы, содержащие сведения, относящиеся к адвокатской тайне, не могут быть никем истребованы без согласия руководителя адвокатского образования, за исключением случаев, прямо предусмотренных законодательством об адвокатской деятельности и Кодексом профессиональной этики адвоката, либо корпоративными решениями и правилами, принятыми органами Федеральной палаты адвокатов Российской Федерации, Советом Адвокатской палаты Республики Мордовия или общим собранием (конференцией) Адвокатской палаты Республики Мордовия.

7.13.         Президент Адвокатской палаты Республики Мордовия, а также по его поручению вице-президент Адвокатской палаты Республики Мордовия или иные уполномоченные Президентом Адвокатской палаты Республики Мордовия лица, вправе проверить порядок ведения и хранения журнала регистрации  соглашений об оказании юридической помощи (журнал регистрации и учета соглашений, заключаемых адвокатами адвокатского образования (или его филиала) и журнал учета ордеров, а также истребовать их,  либо заверенную копию (выписку) в следующих случаях:

- при поступлении в Адвокатскую палату Республики Мордовия жалобы (представления, обращения) лиц, указанных в части 1 статьи 20 Кодекса профессиональной этики адвоката;

- в порядке рассмотрения дисциплинарного производства в отношении адвоката, если в рамках рассмотрения дисциплинарного производства исследуются обстоятельства заключения соглашения (соглашений) об оказании юридической помощи;

   - в порядке проверки исполнения решений Совета Адвокатской палаты. 

7.14.   Для выполнения принятого адвокатом поручения адвокату руководителем адвокатского образования (или лицом его замещающим) выдается ордер в соот­ветствии с методическими рекомендациями о порядке изготовления, хранения и вы­дачи ордеров адвокатам утвержденными решением Совета Федеральной палаты адвокатов Российской Федерации и Советом Адвокатской палаты Республики Мордовия.

7.15.     Регистрации в журнале учета ордеров подлежат все ордера, выдаваемые в данном адвокатском образовании;

 7.16.    Бланки квитанционных и ордерских книжек адвокатское образование изго­тавливает самостоятельно и в соответствии с требованиями, предъявляемыми к ним действующим законодательством. Ордерские и квитанционные карточки заполняются только чернилами (шариковой ручкой). Никакие помарки, подчистки и не оговоренные исправления в этих документах не допускаются. Указанные доку­менты хранятся в закрывающихся шкафах.

7.17.     Нумеруются квитанции  и ордерские книжки ежегодно с первого номера. Ордерские книжки должны быть прошиты и скреплены печатью адвокатского образования. Испорченный или неправильно заполненный бланк ордера не уничтожается, а перечеркивается и оставляется с корешком ордера. Ордерские книжки с неиспользованными на конец календарного года ордерами адвокаты обязаны сдать в свое адвокатское образование до 15 января следующего за отчетным года. Руководители адвокатских образований обязаны составить акт сдачи неиспользованных ордеров не позднее 15 января следующего за отчетным года».

7.18.      Ответственность за правильное заполнение ор­дерских и квитанционных карточек несет адвокат, выполнявший поручение.

7.19.    Ответственность за сохранность, правильный учет и выдачу ордерских книжек помимо адвоката, которому они выданы на руки несет также руководитель адвокатского образования.

7.20.        При нарушении адвокатом и (или) руководителем адвокатского образования правил регистрации и учета соглашений об оказании юридической помощи, заполнения ор­дерских и квитанционных карточек дисциплинарной ответственности могут быть подвергнуты в порядке, установленном законодательством об адвокатской деятельности и адвокатуре, как адвокат, выполнявший поручение, так и руководитель адвокатского образования.

 8. Хранение документов адвокатского образования

8.1.   Вся документация адвокатского образования (дела, наряды, журналы, кни­ги учета, производства по судебным делам и другие материалы) до сдачи их в архив хранятся в помещении адвокатского образования в закрытых шкафах.

Архивные дела адвокатского образования должны храниться в специально от­веденных помещениях или шкафах.

8.2.         Изъятие и выдача документов из заведенных дел не разрешается. В ис­ключительных случаях такое изъятие производится с разрешения руководи­теля адвокатского образования с обязательным оставлением в деле заверенной ко­пии документа с приобщением запроса, на основании которого был изъят документ.

8.3.         Ежегодно по окончании календарного года производится подготовка дел для архивного хранения. Дела должны быть правильно сформированы, документы подшиты, листы пронумерованы. Нумерация листов производится в правом верхнем углу каждого листа простым карандашом. Если на листах ранее уже имелась нуме­рация, не совпадающая с новой, то прежние номера зачеркиваются и новый ставится рядом.

8.4.   Дела постоянного хранения должны быть в твердой обложке, обяза­тельно составляется внутренняя опись документов в деле, которая подшивается в начале дела. На все дела постоянного хранения, переданные в ар­хив, составляется опись.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) оформляются упро­щенно: документы не нумеруются, внутренней описи не составляется.

8.5.         Исчисление сроков хранения дел и документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (например: исчисление сроков хра­нения дел, законченных в 2015 году, начинается с 1 января 2016 г.).

8.6.         С подготовкой документов и дел для сдачи в архив одновременно произ­водится отбор документов и дел, подлежащих уничтожению, если сроки хранения их истекли.

Уничтожение дел оформляется актом в одном экземпляре, который хранится в адвокатском образовании в деле постоянного срока хранения. Отбор документов и дел к уничтожению производится комиссией в со­ставе: руководителя адвокатского образования и двух адвокатов, а в адвокатском кабинете - одним адвокатом.

Документы и дела, сроки хранения которых истекли, реко­мендуется уничтожать путем сожжения.

9. О порядке передачи дел при смене руководителей адвокатского образования, его структурного подразделения и при реорганизации адво­катского образования

9.1.         Подлежат передаче по акту все документы: наряды, дела, архивные мате­риалы, бухгалтерские документы, материальные ценности (имущество), юридиче­ская литература, печать и штамп, решения Совета Адвокатской палаты и прочие документы. Акт подписывают сдаю­щий и принимающий руководитель адвокатского образования.

9.2.         Передача документов производится по номенклатуре дел и по годам, а не по наличию дел (нарядов).

9.3.         Расчетно-платежные ведомости на получение адвокатами заработной платы постоянного хранения должны быть переданы за все годы деятельности адвокатского образования.

9.4.         Материальные ценности (основные средства) и имущество принимаются по книге инвентарного учета. При недостаче материальных ценностей взы­скивается их стоимость с лиц, утративших их.

10. Сроки предоставления документов в Совет Адвокатской палаты Республики Мордовия.

10.1.  Статистический отчет о работе адвокатского образования с пояснитель­ной запиской - не позднее 15 января года, следующего за текущим.

10.2.  Отчет по обязательным отчислениям в Адвокатскую палату Республики Мордовия - ежемесячно не позднее 15 числа после отчетного периода.

Приложение № 1

 

Журнал

регистрации и учета соглашений адвокатского образования – ____________________________________________________(например: Коллегии адвокатов «Щит» Адвокатской палаты Республики Мордовия)

2015 –ый календарный год

 

 

Адвокат Иванов Иван Иванович

№ п.п.

Дата заключения соглашения (чч., мм., гг.)

Ф.И.О. доверителя (или наименование юридического лица)

Характер поручения

(консультация; ведение гражданского (административного, уголовного,) дела; правовая экспертиза (оценка) документа; подготовка проекта процессуального документа» и т.д.

Отметка об исполнении (расторжении  или прекращении

исполнения) соглашения

Подпись адвоката

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 2

 

Журнал

Учета ордеров адвокатского образования – ____________________________________________________(например: Коллегии адвокатов «Щит» Адвокатской палаты Республики Мордовия)

2015 –ый календарный год

 

 

№ п.п.

От кого (ФИО доверителя)

Куда

(наименование суда или следственного органа)

Дата

 

Подпись адвоката о получении

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 Приложение № 3 

                                      «Журнал регистрации адвокатских запросов»

 

Рег. №

адвокатского

запроса

Дата регистрации адвокатского запроса

Наименование

адресата – органа государственной власти, органа местного самоуправления, общественного объединения и (или)

иной организации

Фамилия, имя, отчество

(при наличии), адвоката направившего запрос

Реквизиты ответа на адвокатских запрос

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 



Контакты

430005, г.Саранск, ул. Б. Хмельницкого, 33, оф.1006

(8342) 48-19-57

advokat-rm@moris.ru

Подписаться на новости

Подписаться на новости ФПА РФ могут только зарегистрированные пользователи

Обратная связь